Planlæg opdateringer uden for kernetiden

De fleste større opdateringer kan lægges uden for de timer, hvor flest medarbejdere eller kunder er aktive. Kortlæg, hvornår belastningen typisk er lavest, og brug det vindue konsekvent, så opdateringer sjældent rammer en travl arbejdsdag. Skriv tidsvinduet ned et sted, hvor alle relevante kan finde det, så det bliver en fast del af planlægningen fremover, uanset hvem der står for opdateringen.

Informer god tid i forvejen

En besked om planlagt nedetid sendt en time før skaber unødig frustration. Send information mindst et par dage i forvejen, og gentag den kort tid før selve opdateringen, så alle ved, hvad de kan forvente. Det giver også kolleger mulighed for selv at planlægge deres arbejde omkring afbrydelsen, uden at blive overrasket midt i en travl arbejdsopgave.

Test opdateringen et sted, hvor det ikke gør skade

Et testmiljø, der ligner det rigtige system, gør det muligt at fange problemer, før de rammer alle brugere. En simpel kopi af systemet er ofte nok til at fange de værste fejl, uden at skulle bygge noget avanceret. Afsæt tid til testen, også når tidsplanen føles presset. Netop i de tilfælde er testen lettest at springe over.

Bed en enkelt afdeling teste opdateringen først

En enkelt afdeling kan fungere som en tidlig indikator, før resten af virksomheden opdateres. Lykkes opdateringen der uden problemer, er det et godt tegn på, at resten af virksomheden også kan opdateres trygt, uden at hele organisationen skal tage risikoen på én gang.

Hav en plan for, hvis noget går galt undervejs

Skriv en kort plan for, hvordan I ruller en opdatering tilbage, hvis noget uventet sker. At have planen klar på forhånd sparer værdifulde minutter, når presset er størst, og beslutninger skal tages hurtigt uden tid til lange diskussioner om, hvad næste skridt skal være.

Hold kunderne opdateret undervejs

En velplanlagt opdatering kan stadig skabe spørgsmål hos kunder, der oplever en kort forstyrrelse. Med videochat til at tale direkte med kunder, kan I hurtigt forklare situationen og berolige dem, mens arbejdet står på i baggrunden.

Dokumentér, hvad der blev ændret

En kort log over, hvad der blev opdateret og hvornår, gør det langt lettere at spore årsagen, hvis et problem dukker op dagen efter. Uden dokumentation ender fejlsøgning ofte med at skulle gætte sig frem, hvilket koster unødig tid for alle involverede, især hvis flere systemer blev opdateret samme dag af forskellige personer.

Involver de medarbejdere, der mærker det først

De, der arbejder tættest på systemet til daglig, opdager ofte problemer, før nogen andre gør. Giv dem en nem måde at melde ind på, og tag deres tilbagemeldinger alvorligt, uanset hvor små eller ubetydelige de virker ved første øjekast, for de bliver ofte til noget større, hvis de ignoreres i for lang tid.

Fejr en velforløben opdatering

En opdatering, der forløb uden problemer, fortjener en kort anerkendelse til dem, der planlagde og udførte den. Det holder motivationen oppe til at følge de samme grundige trin, næste gang noget skal opdateres, også de gange det føles som en formalitet.

Følg op, når støvet har lagt sig

Man kan finde flere eksempler på, hvordan virksomheder holder god kundekontakt gennem tekniske forandringer, for eksempel ved at bruge kundeservice til at fange og løse tekniske problemer, hvilket kan give inspiration til jeres egen tilgang næste gang, et system skal opdateres.